in

วิธีการบริหารเวลาที่ดีสำหรับนักขาย

ผมได้อ่านบทความของ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา กับวิธีที่เรียกว่า “Eisenhower Box” ที่มีความน่าสนใจมากๆ เกี่ยวกับการบริหารเวลาในการทำงาน จึงคิดว่ามีประโยชน์เกี่ยวกับการขายของคุณมากๆ งานสำคัญและด่วน

“เวลา” คือสิ่งทุกคนล้วนมี 24 ชั่วโมงอย่างเท่าเทียมกัน แต่ก็แปลกดีที่โลกนี้ช่างไม่มีความยุติธรรมเอาเสียเลย (ฮา) ในเมื่อคนเรามีเวลาเท่ากันโดยเฉพาะเหล่านักขายที่อยู่บริษัทเดียวกัน ทำงานอยู่ในทีมเดียวกัน ขายสินค้าประเภทเดียวกัน แต่ผลงานกลับต่างกันโดยสิ้นเชิง บางคนเป็นท็อปเซลล์ แต่บางคนก็เป็นได้แค่เซลล์ปลายแถว

ขอบอกเลยครับว่าสิ่งที่ทำให้คุณเกิดความแตกต่างจากเพื่อนร่วมทีมก็คือ “การบริหารเวลา” ที่แต่ละคนทำงาน 8 ชั่วโมงเท่าๆ กัน (ตามกฎหมายแรงงาน) นี่แหละครับ

ผมจึงมีวิธีการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับนักขายมาฝากกัน เพื่อให้คุณได้ใช้เวลาทำงานอย่างเต็มที่ แถมยังมีเวลาพักผ่อนมากกว่านักขายจอมขยัน (อย่างเดียว) แต่บริหารเวลาไม่เป็น จึงทำให้ทำงานหนักหามรุ่งหามค่ำ ส่งผลเสียอย่างร้ายแรงให้กับสภาพร่างกายและความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง ดังนี้ครับ

1. งานที่สำคัญและด่วน (Do)

เป็นงานที่ต้องทำทันที ทำเดี๋ยวนี้ เพราะถ้าไม่ทำคุณอาจจะเจอปัญหาใหญ่ที่เกี่ยวกับงานเลยก็เป็นได้ การให้เวลาและความเร่งด่วนสำหรับงานเหล่านี้จึงเป็นสิ่งที่สำคัญสูงสุด ส่วนใหญ่งานในรูปแบบนี้จะเป็นงานที่ใกล้ถึงเส้นตาย งานที่ต้องแก้ไขปัญหา (โดยเฉพาะลูกค้า) เป็นงานที่ต้องใช้พลังงานเป็นอย่างมากและอาจส่งผลให้คุณต้องทำงานหามรุ่งหามค่ำก่อนเส้นตาย คุณจะต้องประเมินความเสียหายให้ออกว่าถ้าเลยเส้นตายแล้วจะเกิดอะไรขึ้น หรือจะต้องใช้เวลามากแค่ไหนในการทำให้จบก่อนเส้นตาย ตัวอย่างเช่น

– งานส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า

– งานแก้สเปคให้ลูกค้าก่อนสั่งซื้อ

– งานแก้ไขปัญหาหน้างานหรือดราม่าของลูกค้า

– งานเข้าพบลูกค้าคนสำคัญหรือพบผู้มีอำนาจตัดสินใจ

สรุปก็คืองานที่สำคัญและเร่งด่วนของนักขายจะอยู่ที่การทำงานร่วมกับลูกค้าแทบทั้งหมดนั่นเองครับ ขึ้นชื่อว่านักขายก็จะต้องให้ความสำคัญกับลูกค้าสูงสุดเสมอ

2. งานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน (Decide)

งานลักษณะนี้จะมีความสำคัญแต่จะแตกต่างกับงานด่วนก็คือ “คุณยังพอมีเวลา” ที่จะใช้ในการวางแผนและเริ่มลงมือทำได้ ซึ่งงานประเภทนี้จะมีความสำคัญถึงแม้ว่าจะไม่ด่วนก็จริง นั่นคือการทำให้งานเหล่านี้จบได้โดยเร็วก็จะย่นระยะเวลาการทำงานลงไปได้มาก อีกทั้งยังช่วยให้งานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน ไม่กลายร่างเป็นงานสำคัญและด่วนจากการทำงานแบบดินพอกหางหมูของคุณนั่นเอง ก็อย่าชะล่าใจไปนะครับ เพราะถ้าคุณขาดการวางแผนและไม่เริ่มลงมือทำให้ดี เวลาจะเป็นตัวเร่งให้งานไม่ด่วนกลายเป็นงานด่วน ตัวอย่างเช่น

– งานทำสไลด์นำเสนอลูกค้าแบบ Tailor-Made หลังจากได้รับโจทย์แล้ว

– งานทำสไลด์นำเสนอ Proposal

– งานนำเสนอเนื้องานตามข้อกำหนด (TOR)

– งานเตรียมการประชุมการขายประจำสัปดาห์

– งานเข้าเยี่ยมลูกค้าทั้งใหม่และเก่า

– งานโทรทำนัดลูกค้าใหม่และติดตามงานกับลูกค้าที่ยังปิดไม่ลง

3. งานไม่สำคัญแต่ด่วน (Delegate)

ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่าเป็นงานที่ไม่สำคัญ หมายความว่ามันเป็นงานที่ทำให้คุณ “ไม่ได้เงิน” นั่นแหละครับ แถมยังชอบแทรกเวลางานคุณอยู่เรื่อยๆ อีกด้วย (ฮา) แต่มันจะมีตัวเร่งให้คุณต้องรีบเคลียร์โดยเร็ว ซึ่งคุณก็ต้องทำเพราะการปฎิเสธงานเหล่านี้บ่อยๆ อารมณ์แบบ “ธุระไม่ใช่” อาจทำให้คุณดูเป็นคนที่เย็นชาและไม่มีน้ำใจในการช่วยเหลือผู้อื่นก็เป็นได้ เพื่อนร่วมงานจะพาลเกลียดขี้หน้าเอา ตัวอย่างเช่น

– สอนงานเพื่อนร่วมงาน

– ตอบอีเมลล์ของทีมงานหรือประสานงาน

– งานประชุมย่อยระหว่างวันที่เกี่ยวข้องกับทีมขาย

– งานรับโทรศัพท์ลูกค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับการซื้อขาย

ซึ่งวิธีการที่ดีในการทำให้งานเหล่านี้จบลงได้โดยเร็วก็คือ “การฝากหรือไหว้วาน” ให้คนอื่นทำแทนคุณครับ แต่ถ้าคุณไม่มีใครรับทำให้จริงๆ คุณต้องลงมือเคลียร์งานเหล่านี้ให้เร็วที่สุด

4. งานไม่สำคัญและไม่ด่วน (Delete)

งานไม่สำคัญและไม่ด่วนคือสิ่งที่คุณต้องตัดออกจากชีวิตของการทำงานทิ้งให้หมดนะครับ เพราะนอกจากมันจะไม่ทำให้คุณได้เงินแล้ว มันยังเป็นตัวถ่วงชีวิตและทำให้คุณเสียเวลาชีวิตไปเปล่าๆ ตัวอย่างเช่น

– ลงไปสูบบุหรี่กับเพื่อนร่วมงานอยู่บ่อยครั้ง

– สุมหัวนินทาเพื่อนร่วมงานหรือเจ้านาย

– เล่นเฟซบุ้คหรือดูยูทูปนานเกินเหตุในเวลางาน

– งานกินเหล้าหรือทำกิจกรรมสันทนาการกับลูกค้ายศไม่สูง

– ปาร์ตี้กับเพื่อนร่วมงานทั้งๆ ที่ไม่มีเหตุอันควร

ถ้าคุณจัดลำดับความสำคัญของงาน คุณจะบริหารเวลาได้ดีและส่งผลต่อประสิทธิภาพของยอดขายมากขึ้นครับ

9 สิ่งที่นักขายต้องทำ…หลังเมามันส์จากเทศกาลสงกรานต์

รับมืออย่างไรกับลูกค้าจอมเรื่องมาก