in

ความสำคัญของ Sales Report ที่นักขายมักจะไม่ใส่ใจกัน

เซลล์รีพอร์ทก็คือรายงานการขายที่หลายๆ คนมักจะเบื่อและขี้เกียจทำยังไงล่ะครับ (ฮา) เป็นกิจกรรมเกี่ยวกับงานขายที่พนักงานขายหลายๆ บริษัทมักจะบ่นอุบเป็นเสียงเดียวกันว่า “ขี้เกียจทำ” “ไม่รู้จะทำไปทำไม” “ยอดมาอยู่แล้ว ไม่ต้องทำหรอก” “เสียเวลา” ฯลฯ

ส่วนฝั่งเจ้าของบริษัทหรือผู้จัดการฝ่ายขายก็มักมีเสียงบ่นอุบเช่นกัน ตัวอย่างเช่น “ลูกน้องไม่ค่อยทำ” “กรอกรีพอร์ทมั่วๆ ลวกๆ” “ส่งเซลล์รีพอร์ทช้า” “เพิ่มความยุ่งยากให้กับงานรึปล่าว” ฯลฯ

สังเกตไหมครับว่าถ้าบริษัทหรือนักขายไม่ให้ความสำคัญกับเซลล์รีพอร์ท ไม่ใส่ใจ หรือมองไม่เห็นว่าประโยชน์ของเซลล์รีพอร์ทนั้นมีไว้เพื่ออะไร ผลกระทบด้านลบจะเกิดขึ้นทั้งสองฝ่ายคือนักขายกับผู้จัดการฝ่ายขายหรือเจ้าของบริษัทกันเลยทีเดียวครับ

ถ้าคุณไม่ใส่ใจกับมัน ขอบอกเลยนะครับว่าคุณกำลังทำพลาดที่จะได้ยอดขาย กลายเป็นท็อปเซลล์ มีค่าคอมมิชชั่นถล่มทลายไปอย่างน่าเสียดาย ที่สำคัญคือไม่มีฟลุ้กด้วย

มาดูความสำคัญของเซลล์รีพอร์ทกันดีกว่าครับ ถ้าใส่ใจ ยอดขายมาแน่นอน

1. เป็นเครื่องมือวัดผลและบอกสถานะว่าวันๆ คุณทำงานขายเป็นอย่างไรบ้าง

ให้คุณลองนึกถึงการทำงานและทำนัดเข้าพบลูกค้าในแต่ละวัน ยิ่งถ้าคุณพบลูกค้าหรือได้รับรายละเอียดมากขึ้นในแต่ละงาน คุณจำเป็นต้องจดจำรายละเอียดของลูกค้าแต่ละรายให้มากกว่าเดิม เป็นไปได้ไหมครับว่ายิ่งคุณมีลูกค้ามากขึ้นเท่าไหร่ คุณก็มีโอกาสลืมสถานะของการขายในแต่ละราย ลืมความคืบหน้าที่จะต้องทำต่อในแต่ละงาน ส่งผลให้การติดตามงานในขั้นตอนถัดไปไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรยังไงล่ะครับ

คนที่ใส่ใจในการอัพเดทเซลล์รีพอร์ทให้สดใหม่อยู่ตลอดเวลาจะสามารถเป็นเซลล์ที่ยอดเยี่ยมได้ เพราะพวกเขาจะทำงานกับลูกค้าแต่ละรายได้อย่างละเอียดรอบคอบ รู้ว่าจะต้องส่งงานหรือทำอะไรเพื่อให้ลูกค้าสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น ทำ Proposal ทำใบเสนอราคา ปรับสเปค ส่งทีมไปดูหน้างาน ทำเดโม่ ฯลฯ เป็นต้น

รีพอร์ทที่ดีคือรีพอร์ทที่บันทึกสถานะในการเข้าพบลูกค้าแต่ละรายอย่างครบถ้วน เมื่อเข้าไปติดตามงาน เช่น โทรสอบถามหรือทำนัดเจอหน้าก็มีการบันทึกสถานะลงในรีพอร์ทพร้อมกับลงรายละเอียดว่าครั้งที่ 1 2 3 … 10 แต่ละครั้งเป็นอย่างไรบ้าง เพียงเท่านี้คุณก็สามารถวัดผลตัวคุณเองได้ว่าติดตามงานลูกค้ารายนี้ไปกี่ครั้งแล้ว แต่ละครั้งมีรายละเอียดว่าอย่างไร คืบหน้ามากขึ้นหรือไม่

2. เป็นขุมทรัพย์ที่ทำให้คุณสามารถมียอดขายกลับมาได้แบบง่ายๆ

สำหรับเซลล์ที่ช่วงนี้ยอดไม่ค่อยมานะครับ ผมขอให้คุณกลับไปปัดฝุ่นดูเซลล์รีพอร์ทแล้วลองกลับไปติดตามงานใหม่ตอนนี้เลย ข่าวดีก็คือข้อมูลที่คุณบันทึกเอาไว้และเคยเปิดการขายกับลูกค้านั้นจะทำให้คุณทำนัดได้ง่ายมาก ซึ่งถ้าคุณโชคดี บางทีลูกค้าอาจจะเปลี่ยนใจและเริ่มสนใจสินค้าของคุณแล้วก็ได้ การขายจะคืบหน้าและกลับมามีโอกาสอีกครั้ง แต่บางทีก็โชคร้าย เพราะลูกค้าอาจจะซื้อเจ้าอื่นไปแล้วหรือไม่ซื้อแล้ว ซึ่งเป็นผลมาจากการที่คุณไม่ติดตามงานและไม่รู้ว่าแต่ละรายต้องทำอะไรนั่นเอง ผลลัพธ์เรื่องข่าวร้ายมีสาเหตุจากการที่คุณไม่ใส่ใจทำรีพอร์ท

3. เป็นเครื่องมือคอยย้ำเตือนว่าวันพรุ่งนี้และในอนาคตจะต้องทำอะไรบ้างเกี่ยวกับงานขาย

รีพอร์ทที่ดีไม่เพียงแค่วัดผลว่าวันๆ คุณทำอะไรบ้างเท่านั้น แต่ยังเอาไว้ใช้สำหรับ “วางแผน” ว่าคุณจะติดตามลูกค้าแต่ละราย หลังจากที่มีการเข้าพบหรือส่งงานไปแล้วนั้นอีกครั้งเมื่อไหร่ เช่น คุณเข้าพบลูกค้าล่าสุดวันที่ 24 ตุลา 2017 (วันนี้) ลูกค้ามีความสนใจมากขึ้นและต้องการให้คุณปรับราคาใหม่ เป็นต้น คุณก็ควรวางแผนว่าจะเริ่มโทรไปแจ้งข่าวว่าปรับราคาพร้อมส่งใบเสนอราคาใหม่เมื่อไหร่ อาจจะขอทำนัดเจอหน้าด้วยเลยก็ได้ เช่น วางแผนว่าจะส่งงานพร้อมโทรทำนัดวันที่ 27 ตุลา 2017 จากนั้นก็บันทึกแผนการนี้อย่างง่ายในรีพอร์ทให้เรียบร้อย

เมื่อถึงวันที่ 27 ตุลาคม คุณก็เพียงแค่เปิดไฟล์รีพอร์ทขึ้นมาดู จะพบว่าวันนี้คุณจะมีกิจกรรมทางการขาย (Activity) ที่ต้องลงมือทำ นั่นคือการโทรหาลูกค้าเพื่อบอกว่าจะส่งราคาใหม่และขอทำนัดเรียบร้อยแล้ว ทำให้ในวันนั้นคุณจะสามารถลงมือทำงานที่มีประโยชน์เกี่ยวกับการขาย ทำให้ดีลคืบหน้าไปได้โดยพลัน ไม่มีอาการหลงลืมแน่นอน ต่อให้มีลูกค้าเป็นสิบเป็นร้อยราย คุณก็เพียงแค่วางแผน แบ่งเวลาให้ดีว่าแต่ละวันจะติดตามงานลูกค้ารายไหนบ้าง ตามความสำคัญ และมีความทั่วถึง เพียงเท่านี้คุณก็จะรู้ตัวแล้วครับว่าพรุ่งนี้จะทำอะไร ขอให้ลงมือทำก็พอ

4. เป็นเครื่องมือเตือนความจำสำหรับนักขายที่มีลูกค้าต้องดูแลหลายราย

สำหรับคนที่เป็น Account Manager ที่บริษัทอาจจะให้คุณดูแลลูกค้าไม่กี่เจ้า เช่น ไม่เกิน 5 เจ้าและเป็นลูกค้ารายใหญ่ที่ทำเงินสม่ำเสมอ คุณอาจจะไม่เห็นความสำคัญของเซลล์รีพอร์ทมากนัก เพราะไงๆ คุณก็จำลูกค้าได้ทุกราย แต่ถ้าคุณเป็นคนขี้ลืม ทำงานไม่ละเอียด เซลล์รีพอร์ทก็จะช่วยให้คุณทำงานได้ละเอียดมากขึ้นได้ ติดตามงานได้ดีขึ้น ไม่มีตกหล่น

แต่ถ้าคุณเป็น Sales ที่ต้องไล่ล่าหาลูกค้าใหม่ต่อไปเรื่อยๆ ไม่มีหยุด อาจจะมีลูกค้ามากกว่า 20 ราย ไปจนถึงหลัก 100 รายในมือ เป็นไปได้ไหมครับว่าคุณมีสิทธิ์ที่จะจำลูกค้าได้ไม่หมด พอคุณลืม คุณก็จะจำได้แต่ลูกค้าที่มีความสำคัญที่สุด (แค่ไม่กี่ราย) ในขณะที่รายอื่นเริ่มลืม ไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อ ส่งผลให้การตามงานไม่มีประสิทธิภาพ เซลล์รีพอร์ทจะเข้ามาช่วยคุณเรื่องนี้ถ้าคุณอัพเดทรีพอร์ทให้ละเอียดและแบ่งเวลาวางแผนติดตามงานลูกค้าให้ครบถ้วน ต่อให้มีเป็น 1,000 ราย คุณก็เอาอยู่ครับ แล้วเงินก็จะไหลเข้ากระเป๋าคุณไม่หยุด

5. เอาไว้ปกป้องตัวเองยามที่ไม่มียอดขายและเจ้านายไล่บี้คุณ (ฮา)

เมื่อโดนเจ้านายไล่บี้ คุณก็จะมีข้อมูลในการปกป้อง (Defend) ตัวเองอย่างมีเหตุผลได้อย่างง่ายได้ น่าเชื่อถือ เพราะเจ้านายสามารถดูว่าวันๆ คุณทำงานอะไรไปบ้างได้เป็นอย่างดี มีรายละเอียดของลูกค้าแต่ละรายได้อย่างครบถ้วน เผลอๆ เจ้านายนี่แหละจะช่วยคุณแก้ปัญหา เพราะเขาจะวิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้สำหรับลูกค้าที่มีโอกาสปิดการขายได้มากที่สุดและยินดีช่วยเหลือคุณ เช่น ขอให้คุณทำนัดเข้าพบลูกค้าโดยที่หัวหน้าจะไปพร้อมกับคุณ เพื่อช่วยคุณปิดการขาย เช่น ใช้อำนาจในเรื่องของส่วนลด ข้อเสนอพิเศษ โปรโมชั่นต่างๆ และสร้างความน่าเชื่อถือให้คุณมากขึ้นเพราะลูกค้าจะรู้สึกว่าได้รับความใส่ใจที่มากขึ้นจากบริษัทของคุณเอง

6. เป็นการฝึกฝนเพื่อให้คุณได้มีโอกาสทำงานกับองค์กรระดับโลก

ข้อนี้สำหรับนักขายที่มีความทะเยอทะยาน อยากทำงานกับบริษัทต่างชาติเงินเดือนสูงๆ นะครับ ผมจะบอกข้อสอบว่าพวกฝรั่งไม่ได้สนใจว่าฝีปากคุณจะเป็นอย่างไร กะล่อนตอแหลมากแค่ไหน กินเหล้า ตีกอล์ฟเก่งมากเพียงไร สิ่งที่พวกเขาสนคือการทำเซลล์รีพอร์ทนี่แหละครับ ซึ่งถ้าคุณทำได้ดีและลงมือทำตลอดอาชีพการเป็นนักขาย พวกฝรั่งจะแทบไม่ต้องถามอะไรคุณให้มากความเลยว่าคุณเจ๋งแค่ไหน

เพราะกว่าจะได้รีพอร์ทที่ดี คุณจะต้องเริ่มหาลูกค้าผู้มุ่งหวัง พยายามทำนัดเข้าพบเพื่อนำเสนอสินค้าให้ได้ จึงจะได้สถานะแต่ละรายมาในครั้งแรก และการที่จะปิดการขายได้จะต้องมีการติดตามงานสม่ำเสมอ มากน้อยขึ้นอยู่กับมูลค่าของสินค้าและประโยชน์ บางทีคุณอาจจะต้องตามงานไม่ต่ำกว่า 10 ครั้ง กิจกรรมการขายเหล่านี้แหละที่บ่งบอกถึงสิ่งที่คุณทำในแต่ละวัน การขายของคุณจะเป็นระบบที่วัดผลได้ นี่แหละครับคือมาตรฐานระดับโลกที่ฝรั่งมองหาในตัวนักขาย ฝรั่งจะชอบสิ่งที่วัดผลได้ ซึ่งบางทีฝีปากและพรสวรรค์มันวัดผลและสอนกันไม่ได้ยังไงล่ะครับ

7. เจ้านายคุณจะรักคุณมากๆ 

อาจจะฟังดูเหมือนง่ายนะครับ แต่เจ้านายคุณจะชอบมากและมีอารมณ์ที่ดีเวลาพวกเขารีวิวเซลล์รีพอร์ทของคุณ ยิ่งคุณมีจำนวนไปป์ไลน์ใหม่ๆ พร้อมกับสถานะที่อัพเดทจากการติดตามงานลูกค้าเก่าอย่างสม่ำเสมอ แถมยังทำนายวันที่จะปิดการขายของลูกค้าแต่ละรายได้อย่างแม่นยำ คุณจะกลายเป็นลูกรักของเจ้านายทันทีโดยที่ไม่ต้องเลียนาย (ฮา) เรียกได้ว่าใช้ผลงานหุบปากคนอื่นเลยก็ว่าได้ ถ้าเป็นคนประเภทพูดน้อย ไม่ชอบเลีย เซลล์รีพอร์ทที่ดีจะใช้แทนคำพูดล้านๆ คำได้โดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรมาก

ถ้านายคุณไม่ใช่เจ้าของบริษัท ความลับของพวกเขาก็คือต้องใช้เซลล์รีพอร์ทของคุณนี่แหละในการไปโม้หรือคอมมิท (Commit) ตัวเลขให้ผู้ใหญ่เหนือหัวของพวกเขาฟัง ในกรณีที่พวกเขาไม่มีเซลล์รีพอร์ทที่ดี การรายงานตัวเลขก็จะดูไม่น่าเชื่อถือ แต่ถ้าเขาได้รีพอร์ทที่ดีจากคุณ เขาก็จะทำงานง่ายขึ้น รีพอร์ทตัวเลขพร้อมเหตุผลรวมถึงรายละเอียดของลูกค้าแต่ละรายได้อย่างแม่นยำ ส่งผลให้เขาได้รับคำชมจากเจ้านายของเขาหรือเจ้าของบริษัทอีกทีนึง ได้หน้ากันไปถ้วนหน้าเลยล่ะครับ (ฮา)

รู้ถึงความสำคัญของเซลล์รีพอร์ทกันเรียบร้อยแล้ว จงลงมือทำและอัพเดทเซลล์รีพอร์ทกันนะครับทุกๆ คน

วิธีฝึกความเก๋าสำหรับนักขายมือใหม่

เหตุผลที่คุณต้องพกใบเสนอราคาติดมือทุกครั้ง