in

ทำไมองค์กรถึงควรมีระบบ Sales Force (CRM) ให้กับทีมขาย

นักขายหลายๆ ท่าน โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานในองค์กรขนาดใหญ่หรือองค์กรฝรั่ง คงไม่มีใครไม่รู้จักระบบ Sales Force ที่เจ้านายปากเปียกปากแฉะสั่งให้เราใช้อยู่ทุกเมื่อเชื่อวัน (ฮา..)

.

Sales Force (เซลล์ฟอร์ซ) แปลตรงๆ ก็คือหน่วยเซลล์นั่นแหละครับ เหมือนคำว่า Special Force (สเปเชี่ยล ฟอร์ซ) ซึ่งแปลว่าหน่วยรบพิเศษนั่นเอง

.

จริงๆ แล้วคำๆ นี้ถูกเรียบทับศัพท์มาจากแบรนด์ระบบ CRM (Customer Relationship Management) ระดับโลกชื่อดังยี่ห้อ Salesforce.com ซึ่งเป็นแบรนด์แรกๆ ที่ทำระบบ CRM ในรูปแบบออนไลน์ผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) ที่มีการใช้งานอย่างแพร่หลายในองค์กรที่มีระบบขายแบบ B2B (ซึ่งต่อจากนี้ขอเรียกทับศัพท์ระบบ CRM ว่า Sales Force นะครับ) 

.

ผมขออธิบายเพิ่มเติม ระบบ CRM คือระบบการจัดการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ พูดจาภาษาเซลล์ก็คือเซลล์รีพอร์ทนั่นเองครับ เราจะพูดถึงแต่สิ่งที่เกี่ยวข้องเฉพาะเซลล์เท่านั้น ฝรั่งจะเรียกอีกคำนึงง่ายๆ คือ การทำเซลล์ฟันเนล (Sales Funnel) ซึ่งจะสนับสนุนการทำงานของเซลล์ให้ง่ายขึ้น เช่น ตารางบันทึกข้อมูลของลูกค้าอย่างละเอียด สถานะการซื้อขาย ยอดขาย สินค้าที่เสนอ ช่วงซื้อ ตารางนัดหมาย ติดตามงาน เป็นต้น

.

มาดูกันว่าทำไมองค์กรถึงต้องควรมีระบบนี้ และทำไมนักขายแต่ละคนต้องใช้งานมันให้คล่องกันเลยครับ

การพัฒนาจากเซลล์รีพอร์ทจนเป็นระบบ Sales Force

‘เซลล์รีพอร์ท’ คือเครื่องมือชิ้นสำคัญที่เรียกได้ว่าเป็น ‘ขุมทรัพย์’ ของเหล่านักขายเลยทีเดียว และเป็นดัชนีชี้วัดการทำงานที่ระบุลายลักษณ์อักษรของนักขายแต่ละคน นักขายมืออาชีพ ต้องมีเซลล์รีพอร์ทที่ละเอียดและอัพเดทข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าทุกอย่างให้เป็นปัจจุบันที่สุดอยู่ตลอดเวลา

.

ด้วยเทคโนโลยีอันก้าวไกล บัดนี้มันได้ถูกพัฒนาให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นแบรนด์ Salesforce.com ซึ่งคุณสามารถทดลองใช้งานได้ฟรี ผ่านลิงค์นี้:www.salesforce.com และยังมีแบรด์ระดับโลกอื่นๆ เช่น Pipedrive, Microsoft CRM, Oracle CRM ให้เลือกใช้งาน เป็นต้น

ข้อดีของระบบ Sales Force (ขอเรียบทับศัพท์กับระบบ CRM) มีดังนี้

  • ช่วยทำให้คุณไม่ลืมลูกค้าแต่ละรายว่าจะต้องทำอะไรต่อ มีสถานะอย่างไร โดยเฉพาะถ้าคุณมีไปป์ไลน์เป็นจำนวนมาก เป็นเรื่องยากที่คุณจะจำลูกค้าได้ทุกคน Sales Force จะเป็นเครื่องมือชิ้นสำคัญในการติดตามงาน

  • ช่วยลดเวลาในการทำเซลล์รีพอร์ทแบบเดิมๆ ซึ่งบางทีกินเวลามาก เช่นการกรอกข้อมูลลงใน Microsoft Excel แบบเก่าๆ ที่ต้องทำตาราง ใส่สูตรให้วุ่นวายไปหมด

  • สามารถช่วยนักขายในการวางแผนต่อได้ว่าจะทำยังไงกับลูกค้าที่ยังปิดไม่ได้ ด้วยการอัพเดทสถานะและวัน-เวลา ที่ต้องเริ่มกิจกรรมในการปิดการขาย เช่น แผนการโทรสอบถามลูกค้าหรือนัดเข้าเยี่ยมลูกค้า เป็นต้น

  • ช่วยทำให้ผู้จัดการฝ่ายขายทำงานได้ง่ายขึ้น เพราะมีฟังก์ชั่นในการเรียกดูรีพอร์ทของนักขายแต่ละคน โดยมีเมนูที่หลากหลายว่าอยากได้ข้อมูลในมุมไหน เช่น กิจกรรมของนักขายในแต่ละสัปดาห์ แผนการขายที่นักขายสร้างเอาไว้ ยอดขายที่นักขายทำนายว่าจะเข้าในเดือนไหนบ้าง สถานะของลูกค้าแต่ละราย เป็นต้น

  • ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถใช้ระบบนี้ในการวางแผน ตารางนัดหมาย เพื่อออกตลาดร่วมกับทีมขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถจัดเรียงลำดับความสำคัญของนัดหมายจากสถานะของลูกค้าที่ได้มาจากทีมขายได้

  • บางยี่ห้อมีระบบคลาวด์ เช่น Salesforce.com ซึ่งขอให้มีอินเทอร์เน็ตก็ใช้งานได้ ไม่ต้องเสียเงินในการลงทุนซื้อระบบไอทีเพิ่มเติม ไม่ปวดหัวเรื่องปัญหาไฟล์สูญหาย

วิธีการใช้ระบบ Sales Force ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

1. ก่อนเริ่มใช้งาน ผู้บริหารทีมขายหรือหัวหน้างานควรชี้แจงถึงข้อดีของการใช้งานระบบ Sales Force ให้ชัดเจน

.

เพราะทีมขายของคุณก็เปรียบเสมือนเด็กนักเรียน ถ้าพวกเขาโดนสั่งให้ทำงานเพิ่มขึ้นโดยไม่ทราบว่ามีประโยชน์ ‘ที่แท้จริง’ อย่างไร พวกเขาอาจจะคิดไปเองว่าระบบนี้เข้ามาทำให้เสียเวลา จนเริ่มไม่อัพเดทข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งแย่ๆ ที่ตามมาคือพวกเขาจะเริ่มอัพเดทข้อมูลหยาบ ไม่ละเอียด ทำให้สถานะของลูกค้าไม่แม่นยำ แถมยังไม่ได้ติดตามงานเลยด้วยซ้ำ เมื่อคุณเช็คไม่ได้ว่าเขาไม่ได้ทำงาน ความซวยจะตกมาที่คุณครับ

.

2. ถ้าองค์กรของคุณไม่มีระบบ Sales Force คุณควรเริ่มทำด้วยตัวเองอย่างง่ายด้วย Microsoft Excel

.

ไม่จำเป็นว่าทุกองค์กร ‘ต้องซื้อ’ ระบบ Sales Force ล้ำๆ แพงๆ จากฝรั่งมาใช้ ถ้าคุณไม่ได้ทำงานกับบริษัทที่มีระบบนี้ก็ไม่ต้องเสียใจ เพราะคุณสามารถ ‘ทำเอง’ ได้ง่ายๆ ด้วยการใช้โปรแกรม Microsoft Excel นี่แหละครับ

.

คุณควรทำตารางข้อมูลของลูกค้าให้ละเอียด สิ่งที่สำคัญที่สุดคือวันที่เข้าไปเจอหรือติดต่อกับลูกค้าล่าสุด พร้อมกับสถานะ และตารางระบุวันที่ ที่จะเริ่มติดตามงานลูกค้าขั้นต่อไป (Next Step) ให้เป็นวันในอนาคต สิ่งนี้จะทำให้คุณไม่ลืมและรู้ว่าแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง ไม่มีทางพลาดที่จะติดตามลูกค้าทุกรายแน่นอน แถมยังช่วยในการบริหารเวลาได้อย่างดีเยี่ยมอีกด้วย เสียเวลามากหน่อย แต่เวิร์กแน่นอนครับ

.

3. หัวหน้าหรือผู้บริหารทีมขายควรสร้าง ‘วินัย’ ให้กับทีมขายในเรื่องนี้

.

ตัวคุณนี่แหละครับที่จะสร้างมาตรฐานและวินัยดีๆ ให้กับทีมขายได้ คุณควรกำหนดวันส่ง ‘การบ้าน’ ให้ชัดเจน เป็นรายสัปดาห์ เช่น วันศุกร์สุดสัปดาห์หรือวันจันทร์ต้นสัปดาห์ ถ้านักขายคนไหนไม่มีวินัย ควรตำหนิและสอนงานเพื่อไม่ให้ขาดวินัย คุณจะได้ทำงานสบายขึ้น ได้รับข้อมูลที่อัพเดทล่าสุด ทำให้คุณรายงานตัวเลขที่จะเข้าเป้ากับเจ้าของหรือ CEO ได้อย่างแม่นยำ

.

4. อัพเดทข้อมูลและแบ่งเวลาในการทำ Sales Force ให้ดี

.

ถ้าคุณเป็นนักขายอยู่ล่ะก็ ต่อให้เจ้านายไม่ได้สั่ง คุณควรแบ่งเวลาก่อนเลิกงาน เช่น ช่วง 17.45น. ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาทีต่อวันในการอัพเดทข้อมูลให้ครบถ้วน พอถึงวันส่งรีพอร์ทก็ทำให้คุณสบายขึ้น ไม่เป็นดินพอกหางหมู สิ่งนี้บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพมากๆ จงอย่าทำให้ระบบ Sales Force มาเป็นตัวถ่วงชีวิตคุณด้วยการแบ่งเวลาและมองถึงข้อดีของมันให้ออก

.

คุณสามารถเอาเรื่องนี้เป็น ‘จุดขาย’ ของคุณได้เลย รีพอร์ทที่ดีจะช่วยไม่ทำให้เจ้านายจู้จี้จุกจิกกับคุณมาก หรือต่อให้ไมมีตัวเลข แต่มีกิจกรรมตลอด เจ้านายจะเข้าใจและไม่ว่าคุณมากเท่ากับเซลล์ที่ไม่มีรีพอร์ทเลยครับ

ขอแนะนำระบบ Salesforce ขั้นเทพที่ใช้งานได้ง่ายและทันที คลิก: http://bit.ly/2FQI468

Sales Force มาจากการพัฒนาเซลล์รีพอร์ทธรรมดาๆ ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยมากขึ้น ทำให้งานของคุณง่ายขึ้น แต่จงจำไว้นะครับ ว่าพื้นฐานของระบบทั้งหลายแหล่ มาจากวิธีการง่ายๆ ก็คือการจดบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าให้ชัดเจน ถ้าคุณไม่มีระบบทันสมัยใดๆ เลย คุณก็ควรลงมือสร้างมันด้วยตนเองจากโปรแกรม Excel ง่ายๆ ครับ ไม่ต่างกับตอนคุณทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั่นแหละ มีประโยชน์ต่อชีวิตคุณแน่นอน

เคล็ดไม่ลับของ LinkedIn ที่คุณต้องรู้

ควรให้ทำอะไรในการรับน้องพนักงานขายใหม่