สิ่งที่ควรระวัง สำหรับการใช้ไลน์ (Line) ในการทำงาน
ทุกวันนี้มีเทคโนโลยีมากมาย ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร ทำให้การทำงานระหว่างทีมงานกับลูกค้าเป็นไปได้อย่างราบรื่น สั่งงานและทบทวนความเข้าใจได้อย่างไม่มีพลาด แถมยังระบุเป็นลายลักษณ์อักษรได้อีกด้วย
.
โปรแกรมที่ดังที่สุด ได้รับความนิยมสูงสุดก็ คงหนีไม่พ้นโปรแกรมไลน์ (Line) นั่นเองครับ ซึ่งปฎิเสธไม่ได้ว่ามันสามารถใช้ในการทำงานได้ดีมาก สามารถสร้างกลุ่มทีมงานเพื่อการทำงาน ส่งข้อความหาลูกค้า อัพเดทงานได้อย่างไม่มีสะดุดและรวดเร็วในหลักวินาที ดูข้อความย้อนหลังเพื่อทบทวนความถูกต้องได้ แถมยังสามารถ “ปิดการขาย” ภายในไลน์ได้อีกต่างหาก
.
ข้อดีของไลน์มีมากมาย แต่แน่นอนครับ เหรียญย่อมมีสองด้าน ถ้าคุณใช้งานมันไม่ถูกวิธี โดยเฉพาะเรื่องการทำงานกับทีม ไม่ว่าคุณจะอยู่ในฐานะ ‘เจ้านาย’ หรือ ‘ลูกน้อง’ ก็ตาม ปัญหาที่เกี่ยวกับไลน์สามารถเกิด ‘ดราม่า’ จนเป็นสาเหตุหลักๆ ที่ทำให้การทำงานไม่มีความสุข ลูกน้องลาออก เจ้านายโดนนินทาลับหลัง (ฮา..)
.
มาดูสิ่งที่ควรทำ (Do) และไม่ควรทำ (Don’t) สำหรับการใช้ไลน์กันดีกว่าครับ
สิ่งที่ไม่ควรทำ Don’t
.
1. ไม่ควรสั่งงานใดๆ ผ่านไลน์ในวันหยุด โดยเฉพาะเรื่องงาน (สาเหตุหลักๆ ที่ทีมงานไม่มีความสุขและลาออก)
.
นี่คือเรื่องที่ทำให้เกิด ‘ดราม่า’ มากที่สุดแล้ว ถ้าคุณเป็นหัวหน้างาน เป็นเจ้าของบริษัท ผู้บริหาร ฯลฯ สิ่งที่คุณไม่ควรทำเลยคือการขยันสั่งงานลูกน้องในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ สิ่งนี้แสดงออกถึงความไม่เป็นมืออาชีพเพราะคุณกำลังทำสิ่งที่ ‘รบกวนเวลาส่วนตัว’ และไม่จำเป็นอย่างแรง ที่สำคัญคือลูกค้าของพวกคุณส่วนใหญ่ก็หยุดกัน คุณจะมาขยันสั่งงานในวันที่ลูกค้าและลูกน้องคุณไม่ได้ทำงานไปทำไมครับ?
.
บางทีลูกน้องเขาไม่พูดหรอกว่ารู้สึกยังไงบ้าง ถ้าเป็นเวลางาน คุณสามารถทำได้ ไม่ผิด แต่ถ้านอกเวลางาน จงให้ลูกน้องของคุณมีชีวิตส่วนตัวบ้างนะครับ ถ้าลูกน้องคุณไม่อ่านไลน์งานในวันหยุดก็ห้ามโกรธ โมโห ตำหนิติเตียนเด็ดขาด สิ่งนั้นจะทำให้ลูกน้องเริ่มไม่ชอบคุณ ก่อให้เกิดคลื่นใต้น้ำ ไม่สนับสนุนคุณ เอาคุณไปนินทาลับหลังกระจาย (ฮา..) หรือพวกเขาอาจจะสวมคอนเวิร์สลาออกไปเลยก็เป็นได้
.
โดยเฉพาะการทำงานกับคนรุ่นใหม่ ถ้าคุณเป็นคนรุ่นก่อน Gen-Y หรือ Gen-Z จงระวังเรื่องนี้ให้มาก เพราะคนรุ่นใหม่จะไม่แคร์คุณถ้าคุณไป ‘ล้ำเส้น’ เวลาหลังเลิกงานของพวกเขา พวกเขาสามารถ ‘ลาออก’ จากงานได้ทันทีและหางานใหม่ได้ไม่ยาก ทำให้คุณเสียเวลา เสียงบประมาณในการคัดเลือกพนักงานใหม่อีกด้วย
.
2. ไม่ควรสั่งงานใดๆ หลังเวลาเลิกงาน โดยเฉพาะตอนเช้าตรู่หรือตอนกลางคืน
.
ข้อนี้เหมือนกับข้อ 1 คือนอกเหนือจากที่ไม่ควรสั่งงานผ่านไลน์ในวันหยุดแล้ว การสั่งงานในช่วงเช้าตรู่แบบเกินเหตุ (เช่นประมาณตี 5 หรือ 6 โมงเช้า) หรือสั่งงานตอนดึกๆ (เช่นหลังสองทุ่มขึ้นไป) ถึงแม้ว่าจะเป็นวันทำงานก็ตามที สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ช่วยให้ประสิทธิภาพงานของคุณดีขึ้นแต่อย่างใด ไม่ได้ช่วยให้ลูกน้องคุณทำงานได้ดีขึ้นเลย
.
การทำอะไรที่มันตึงมากเกินไปโดยที่ไม่แคร์ว่าคนอื่นที่อ่านไลน์จะคิดยังไง จะทำให้คนอื่นรู้สึกอึดอัด แสดงออกถึง ‘ความเห็นแก่ตัว’ ของคุณเอง ถ้าเรื่องมันด่วนจริงๆ ก็จงยกหูโทรหาเอาก็ได้ครับ (แต่ก็ไม่ควรโทรอยู่ดีแหละ)
.
3. อย่าวิพากษ์วิจารณ์หรือตำหนิทีมงานภายในไลน์กลุ่มเด็ดขาด
.
การตำหนิติเตียนที่ดี สามารถพึงกระทำได้ถ้าคุณเลือกที่จะแชทกับลูกทีมคุณแบบตัวต่อตัว อย่าพิมพ์ข้อความตำหนิติเตียน ตักเตือน ทีมของคุณภายในไลน์กลุ่มเป็นอันขาด
.
เพราะนอกจากจะทำให้ลูกทีมของคุณรู้สึกเสียหน้า เสียความรู้สึก เปรียบได้กับคุณลากลูกน้องคุณไปตบกลางสีแยกยังไงยังงั้น หรือไม่ต่างกับการด่าลูกน้องในห้องประชุมต่อหน้าคนอื่น ไม่มีใครอยากรู้สึกอับอายต่อหน้าคนอื่นหรอกครับ หรือทางที่ดีที่สุด คุณควรปิดห้องคุยกับลูกน้องคุณแบบตัวต่อตัว จะมีความเป็นมืออาชีพกว่า
.
4. ไม่ควรใช้พื้นที่ในไลน์สำหรับการนินทาเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าเป็นอันขาด
.
เรื่องของการนินทา เป็นสิ่งที่ห้ามไม่ได้ในสังคมการทำงานของคุณ คุณไม่ควรนินทาเพื่อนร่วมงานในไลน์กลุ่มเด็ดขาด ต่อให้เป็นการแชทหาเพื่อนร่วมงานของคุณแบบตัวต่อตัวก็ห้ามทำ เพราะสิ่งที่คุณทำมันเป็นลายลักษณ์อักษร แสดงว่าคุณคิดก่อนพิมพ์เรียบร้อยแล้ว คำนินทาจะแสดงถึงกระจกส่องจิตใจอันขุ่นมัวของคุณ
.
ผลเสียที่ตามมาถึงตัวคุณก็คือ บางทีสมาชิกในกลุ่มไม่เห็นด้วย อาจจะแคป (Capture) ข้อความของคุณไปบอกคนที่โดนนินทาได้ สิ่งนี้จะเป็นหลักฐานมัดตัวคุณ เกิดความสัมพันธ์ที่ไม่ดีตามมา เลวร้ายที่สุดก็ถึงขั้นทะเลาะเบาะแว้ง เลิกคบ หรือโดนคู่กรณีตามมาตบหน้า (ฮา..) ที่สำคัญคือถ้าเป็นเรื่องใหญ่ คุณอาจจะถูกเรียกไปตักเตือนหรือถึงขั้นโดนไล่ออกเลยก็เป็นได้
.
5. ไม่ควรส่งใบเสนอราคาทางไลน์
.
สิ่งที่ไม่ควรกระทำอีกประการหนึ่งก็คือการส่งใบเสนอราคาทางไลน์ โดยเฉพาะการส่งให้ลูกค้า ถึงแม้ว่าจะเป็นเพียงเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ก็ตามที สิ่งนี้จะแสดงออกถึงความไม่เป็นมืออาชีพในการทำงานของคุณ เพราะการส่งใบเสนอราคาเป็นเรื่องสำคัญมาก การใช้อีเมลล์ในการส่งงานจะช่วยให้คุณตรวจทานและสรุปงานก่อนส่งได้ดีกว่าทางไลน์
.
สิ่งที่ควรทำ Do
.
1. ควรใช้ในการสรุปงานและสรุปสิ่งที่ต้องทำ (Next Step) ให้กระชับ
.
เมื่อคุณคุยโทรศัพท์กับทีมหรือลูกค้าเรื่องงานเรียบร้อยแล้ว บางทีสิ่งที่ต้องทำอาจจะมีรายละเอียดมากมายจนคุณจำได้ไม่หมด ไลน์จะเข้ามาช่วยตอบโจทย์เรื่องนี้ ผมขอแนะนำให้คุณใช้เวลาในการพิมพ์ไลน์ด้วยข้อความที่กระชับ สรุปงานออกเป็นข้อๆ จะช่วยให้ทีมหรือลูกค้าที่ได้รับข้อความทราบสิ่งที่ต้องทำต่อไปได้ง่ายขึ้น
.
2. ควรใช้พื้นที่ในไลน์สำหรับการแชร์ข่าวสาร รูปหรือบทความดีๆ ให้กับทีม
.
ไม่ผิดที่จะใช้ไลน์ในการส่งข้อความ รูป หรือบทความดีๆ ให้กับทีมงาน โดยเฉพาะข้อความที่สร้างขวัญและกำลังใจ หรือวิธีการทำงาน เทคนิคการขาย ฯลฯ ก็สามารถทำได้ คนที่ควรส่งสามารถทำได้ทั้งระดับเจ้านายและลูกน้อง เพื่อเป็นการแชร์สิ่งดีๆ และสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน
.
3. ควรเขียนสรุปลำดับงานที่มีความสำคัญที่สุดก่อนเสมอ
.
เรื่องนี้ผมขอเน้นย้ำทุกคนนะครับ เพราะเนื่องจากความง่ายในการพิมพ์ไลน์ บางทีคุณอาจจะมีงานล้นมีและรีบส่งข้อความเข้าไปในทีมเพื่อให้ทีมงานทำงานให้กับคุณ บางทีคุณอาจจะคิดไปเองว่าส่งครบ ส่งเร็ว จะทำให้ทีมทำงานได้ดีขึ้น
.
แต่เปล่าเลย สิ่งที่คุณส่งงานไปโดยไม่ได้จัดลำดับความสำคัญก่อน-หลัง จะทำให้เกิดความสับสนว่าจะทำงานไหนให้คุณก่อนเป็นอันแรก สิ่งที่คุณควรทำคืออย่าลืมสรุปลำดับงานที่มีความสำคัญเป็นข้อๆ จากมากไปหาน้อย จะทำให้ทีมทำงานได้อย่างราบรื่นและตรงกับสิ่งที่คุณต้องการมากที่สุดครับ
.
4. ควรใช้ไลน์ในการสรุปงานลูกค้าเบื้องต้นอย่างชัดเจน
.
โดยปกติแล้ว เวลาที่คุณโทรเข้ามือถือของลูกค้า ส่วนใหญ่มักจะได้เป็นเพื่อนกันในไลน์ด้วย คุณควรนำคอนเน็กชั่นตรงนี้มาใช้ให้เป็นประโยชน์ อย่างเช่นการสรุปงานหลังจากที่คุยกับลูกค้าเพื่อยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร ก่อนที่จะส่งอีเมลล์สรุปงานให้อีกทีนึง จะทำให้คุณลดเวลาในการทบทวนความเข้าใจไปในตัว
.
อีกทั้งยังทำให้ลูกค้ามีทางเลือก ‘ช่องทางการสือสาร’ ถึงคุณเพิ่มเติมได้อีกด้วย เวลาพวกเขานึกถึงคุณ จะได้ไลน์มาหาคุณได้ง่ายๆ ไงล่ะครับ ที่สำคัญคือการทักทายผ่านไลน์ จะทำให้ลูกค้าจดจำคุณได้มากขึ้นอีกด้วย
.
5. ควรใช้ไลน์ในการติดตามงานลูกค้า (เทคนิคพิเศษ)
.
ถ้าคุณทำธุรกิจ B2C หรือ B2B แล้วมีโปรโมชั่นเด็ดๆ หรือข่าวสารที่สดใหม่ เช่น โปรโมชั่นขายรถราคาพิเศษ ข่าวการเปิดตัวอสังหาฯ เทคโนโลยีกล้องวงจรปิดรุ่นใหม่ ฯลฯ คุณควรทำรูปประกอบที่ดึงดูดและมีข้อความที่น่าสนใจเข้าไปด้วย เพื่อใช้ในการส่งถึงลูกค้าของคุณอย่างสม่ำเสมอและเป็นการติดตามงานอีกรูปแบบหนึ่งที่น่าสนใจ
.
เทคนิคนี้จากไลน์นี่แหละครับ ทีเด็ดเลย สามารถใช้ในการติดตามงานลูกค้าแบบเนียนๆ ไม่อึดอัด ที่สำคัญทำให้พวกเขา ‘จดจำคุณ’ ได้ง่ายขึ้นอีกด้วย ถ้าคุณเป็นนักขาย ลองปรึกษาฝ่ายการตลาดในการออกแบบรูปหรือโปรโมชั่นเด็ดๆ เพื่อใช้ในการส่งหาลูกค้าด้วยนะครับ
.
การใช้ไลน์ในการทำงาน บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพในตัวคุณ ถ้าคุณใช้มันได้อย่างถูกต้อง ไลน์จะเป็นเครื่องมือสื่อสารชั้นเยี่ยมในการช่วยคุณทำงานได้สะดวกสบายขึ้น รวดเร็วขึ้น ทำให้ชีวิตคุณนั้นง่ายขึ้นเป็นกอง แต่การใช้ที่ผิดวิธีก็ส่งผลเสียต่อการทำงานของคุณเช่นกัน เลวร้ายที่สุดคือการถูกไล่ออก ในกรณีที่คุณใช้มันในการนินทาผู้อื่น
Comments
0 comments
