in

วิธีการบริหารเวลาสำหรับนักขายเพื่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด

ในบรรดาท็อปเซลส์ของธุรกิจต่างๆ พวกเขามักว่ากันว่า “เวลา” คือสิ่งที่มีค่าที่สุดของนักขายเลยก็ว่าได้ ผมเองเห็นด้วยแบบ 100% ในเรื่องนี้ครับ เพราะตัวอย่างที่ดีรอบตัวคุณก็คือเหล่านักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมักจะใช้เวลา 24 ชั่วโมงต่อวันอย่างคุ้มค่า มีการบริหารเวลาเรื่อง กิน นอน ทำงาน และใช้เวลาว่างอย่างมีประสิทธิภาพ

คนรวยหรือคนที่ประสบความสำเร็จหลายๆ ท่านจะไม่ค่อยใช้เวลาว่างกับเรื่องไร้สาระที่ทำแล้วไม่ได้เงิน (ฮา) เช่น การดูละครน้ำเน่าแบบหลายชั่วโมงติตต่อกัน หมกมุ่นอยู่กับการเล่นเกมจนแบ่งเวลาไม่ได้ มีลักษณะของคนที่ “เกลียดวันจันทร์” และดีใจกับวันศุกร์แห่งชชาติ สนใจแต่เรื่องชาวบ้านมากกว่าเรื่องของตัวเองจนเกินพอดี 

นักขายที่ประสบความสำเร็จจะต้องมีคุณสมบัติหลายๆ อย่างประกอบกัน ไม่ว่าจะเป็นทักษะการฟัง การนำเสนอ การติดตามงาน การต่อรองเจรจา การเข้าใจธุรกิจของลูกค้า ฯลฯ แต่สิ่งที่สร้างความแตกต่างแบบจับต้องได้ที่สุดระหว่างนักขายตัวท็อปกับนักขายธรรมดาก็คือ วินัย และการใช้เวลาที่เท่ากันอย่างไรให้หาเงินได้สูงสุด

ผมจึงขอแชร์วิธีการบริหารเวลาสำหรับนักขายเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดของการทำงานและทำให้คุณกลายเป็นนักขายตัวท็อปได้เพียงแค่แบ่งเวลาให้เป็นเท่านั้นเองครับ

1. วางตารางการทำงานตามกรอบของเวลางาน 8 ชั่วโมงให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด

การวัดผลว่านักขายคนไหนเจ๋งกว่ากันก็คือกรอบเวลาที่มีเท่ากัน แต่ใครที่ทำกิจกรรมด้านการขายแล้วก่อให้เกิดยอดขายได้สูงสุดภายในเวลางานมาตรฐานขององค์กร 8 ชั่วโมง (9.00-18.00) ซึ่งถือว่าเป็นเวลาเดียวกับลูกค้าที่บริษัทส่วนใหญ่ก็มีตารางเวลาทำงานเหมือนกับคุณ หมายความว่าถ้าคุณต้องทำงานมากกว่า 8 ชั่วโมง เช่น ต้องอยู่เคลียร์งานเอกสารล่วงเวลา หรือต้องออกไปกินมื้อดึกกับลูกค้าจนต้องใช้เวลามากเกินไปในการเริ่มงานของเช้าวันใหม่แล้วกระทบร่างกายจนตื่นไม่ไหว อย่างนี้ไม่นับว่าเป็นการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การตีกอล์ฟกับลูกค้ารายเดียวทั้งวันทั้งคืนเองก็ไม่เวิร์กเช่นกัน โดยเฉพาะการตีกับลูกค้าที่ไม่ใช่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

2. ทำกิจกรรมการขายให้มากที่สุดในกรอบเวลา 8 ชั่วโมง

กิจกรรมการขายที่ทำแล้วได้เงินที่สุดก็คือ “การเข้าพบลูกค้า” ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าเก่าหรือลูกค้าใหม่ สำหรับลูกค้าใหม่มักมีความเป็นไปได้ที่ซ่อนอยู่เสมอ ส่วนลูกค้าใหม่ที่ยังปิดการขายไม่ได้จะต้องติดตามงานอย่างสม่ำเสมอจนกว่าจะปิดการขายได้ ตราบใดที่ยังไม่ถูกปฎิเสธโดยสิ้นเชิง การทำนัดเข้าพบลูกค้าให้มากที่สุดภายในกรอบ 8 ชั่วโมง ถ้านักขายคนไหนมีนัดเพียงแค่วันละ 1-2 นัด หรือบางวันไม่มีนัดแล้วมัวแต่นั่งตบยุงอยู่ในออฟฟิศ คุณไม่มีทางเป็นสุดยอดนักขายได้เลยครับ ผมจึงมีสูตรการวิ่งให้ได้วันละ 4-5 นัด ดังนี้

– เช้าวันจันทร์ 9.00-12.00น. เป็นเวลาของการประชุมเซลส์และเคลียร์งานเอกสารทั้งหมด

– วันอื่นๆ 9.00-10.00น. คือนัดที่ 1

– 11.00-12.00น. คือนัดที่ 2

– 12.00-13.00น. ทานข้าวเที่ยงไม่เกิน 30 นาที แล้วเดินทางไปเจอนัดที่ 3

– 13.00-14.00น. คือนัดที่ 3

– 15.00-16.00น. คือนัดที่ 4

– 17.00-18.00น. คือนัดที่ 5

คุณจำเป็นต้องวางแผนการเดินทางให้ลูกค้าแต่ละที่อยู่ใกล้กันด้วย จงดูตารางก่อนทำนัดเสมอว่าลูกค้าแต่ละรายอยู่ในพื้นที่ใกล้เคียงกันหรือไม่ ถ้าอยู่ห่างกันเกินไปจะทำให้คุณต้องขับรถไกล รถติด ไปไม่ทัน ที่สำคัญคือเสี่ยงตายอีกต่างหาก สุดยอดนักขายจะต้องมีนัดมากกว่านักขายธรรมดาๆ เสมอ ขอบอกเลยว่าที่พวกเขามียอดขายเป็นอันดับหนึ่งของบริษัทนั้นไม่ใช่เรื่องฟลุ้กเป็นอันขาด 

3. อัพเดทรายงานการขาย (Sales Report) ทุกครั้งหลังเลิกงาน

หลังจากเลิกงานก็นั่งอัพเดทรายงานการขาย (Sales Report) ให้เรียบร้อยช่วงก่อนกลับบ้านเพราะรถมันติด อัพเดททุกวันเพื่อไม่ให้เป็นดินพอกหางหมูและจงวางแผนการทำงานล่วงหน้า เช่น วางแผนว่าผลการเข้าพบลูกค้าจะต้องทำอะไรต่อไปอย่างการส่งใบเสนอราคาหรือเตรียมทำนัดเข้าไปทดสอบสินค้า รายงานการขายจะต้องระบุวันที่จะลงมือทำให้งานคืบหน้าที่เป็นวัน “ในอนาคต” เสมอ วิธีนี้จะทำให้รู้ว่าอีกหนึ่งสัปดาห์ผ่านไปหรือพรุ่งนี้เช้านั้นจะต้องตื่นมาทำอะไร นักขายตัวท็อปจะมีตารางเวลางานที่ชัดเจนและมีรายงานการขายเป็นเครื่องมือเตือนความจำเสมอ

4. ตัดงานหรือพยายามลดงานที่ไม่จำเป็นออกไป

นักขายที่ดีจะต้อง “ใช้คนอื่นเป็น” โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวกับเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสนอราคา งานทำข้อกำหนด (TOR) งานหรือสไลด์เชิงเทคนิค การตามผลเรื่องการเก็บเช็คและวางบิล เป็นต้น งานพวกนี้คุณสามารถใช้คนอื่นให้ทำแทนคุณได้ โดยคุณจะเป็นผู้ตรวจสอบอีกขั้นเพื่อกันข้อผิดพลาด เพราะการลงเวลาไปกับเรื่องเหล่านี้จะทำให้คุณเสียเวลาเป็นอย่างมาก ถ้าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายหรือเจ้าของกิจการ คุณต้องมีระบบหรือจ้างคนมาทำงานแทนในส่วนนี้เพราะจะช่วยลดเวลาการทำงานให้กับนักขายอย่างมาก นักขายจะได้วิ่งออกตลาดได้อย่างเต็มพิกัดโดยไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง

5. ควบคุมเวลาประชุมงานกับลูกค้าและภายในองค์กรไม่ให้เกิน 1 ชั่วโมง

การประชุมภายในบริษัทเป็นเรื่องสำคัญก็จริง แต่มีหลายวาระการประชุมที่ไม่ได้ทำให้บริษัทได้เงินแต่อย่างใด บริษัทหรือองค์กรที่มีงานประชุมพร่ำเพรื่อมากเกินไปจะเป็นเรื่องที่เสียเวลา แทนที่จะเอาเวลาไปโทรทำนัดหรือเข้าพบลูกค้าซึ่งมีผลต่อการได้เงินโดยตรงจึงเป็นเรื่องที่ดีกว่า การเข้าพบลูกค้าเองก็เช่นเดียวกัน เวลานำเสนอภายใน 1 ชั่วโมงที่ครอบคลุมในส่วนของการถามคำถาม นำเสนอเนื้อหา และการถามตอบจะต้องควบคุมเวลาให้ดี คุณจึงต้องเข้าพบลูกค้าแบบเนื้อๆ แล้วอย่าพูดนอกเรื่องมากเกินไป คุณจะได้มีเวลาออกตลาดไปหาลูกค้าเจ้าอื่นและเดินทางได้ทันเวลา

นี่คือวิธีการบริหารเวลาของการเป็นสุดยอดนักขายจากผมครับ

สไตล์ของ 'ความเป็นผู้นำ' ที่คุณต้องลองถามตัวเองว่าเป็นแบบไหน

20 ข้อคิดดีๆ ที่ทำให้ “การขาย” เปลี่ยนชีวิตคุณ

in

ใครที่รู้ตัวว่าแบ่งเวลาไม่ได้เรื่อง…จงฟังทางนี้

“การบริหารเวลา” เป็นคำที่ผมเชื่อว่าคุณคงได้แบบหลอกหลอนมาตลอด กูรูที่ประสบความสำเร็จหลายคนมักพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า 

“คุณควรบริหารเวลาชีวิตให้ดี แล้วคุณจะประสบความสำเร็จ”

ทุกคนมีเวลาคือ 24 ชั่วโมงเท่ากัน มีเวลาทำงานมาตรฐานเฉลี่ยวันละ 8 ชั่วโมงเหมือนกัน แต่ทำไมสิ่งแต่ละคนทำออกมาถึงได้แตกต่างกันเหลือเกิน ลองสังเกตเพื่อนนักขายทีมเดียวกับคุณดูนะครับ จะต้องมีประเภท A กับ B อยู่แน่ๆ

นักขาย A: งานดูยุ่งตลอดเวลา หัวฟูทุกเย็น ทำงานล่วงเวลา (โดยไม่ได้เงินเพิ่ม) เป็นประจำ กลับบ้านช่วงค่ำๆ แทบไม่มีเวลาออกกำลังกายเลย
นักขาย B: งานยุ่งเฉพาะช่วงเวลางาน พบลูกค้าได้หลายนัดต่อวัน กลับบ้านตรงเวลาเสมอ ไม่ค่อยมีงานค้าง มีเวลาออกกำลังกาย มีเวลาไปเจอหน้าแฟนเป็นประจำทุกวัน

คำถามคือคุณอยากเป็นแบบนักขาย A หรือนักขาย B ครับ? คงเลือกได้ไม่ยากนะครับ

“การบริหารเวลา” เป็นหัวใจสำคัญที่จะทำให้คุณเป็นนักขายที่ประสบความสำเร็จ มีค่าคอมฯ มหาศาล แถมยังมีเวลาเอาไปทำยังอื่นโดยเฉพาะงานเสริม งานอดิเรก การออกกำลังกาย การใช้ชีวิตกับคนที่คุณรักได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาฟังวิธีกันเลยครับ

1) จัดลำดับความสำคัญของงาน

ชัดเจนในตัวของมันเองครับว่าคุณควรเรียงลำดับความสำคัญของงานให้ดี ควรรู้ว่างานไหนสำคัญที่สุดและต้องรีบเคลียร์ทันที ผมแบ่งให้คร่าวๆ ดังนี้

สำคัญมาก = งานเกี่ยวกับลูกค้า ใกล้ถึงเส้นตาย
สำคัญปานกลาง = งานที่เกี่ยวกับลูกค้าแต่ยังพอมีเวลาให้ทำงาน
สำคัญน้อย = งานที่เกี่ยวกับคุณเช่นงานแอดมิน งานเอกสารฯ

สังเกตง่ายๆ ว่าในฐานะนักขาย คุณควรให้ความสำคัญกับงานของลูกค้ามากที่สุด อันไหนด่วนเช่นใกล้ถึงช่วงยื่นข้อเสนอ (Proposal) ช่วงประมูลงาน (Bidding) ก็ควรเคลียร์ให้จบโดยเร็วที่สุด จากนั้นค่อยทำงานที่สำคัญรองลงมา เพียงแค่นี้ก็จะทำให้การทำงานของคุณรวดเร็วและง่ายขึ้นเป็นกอง

2) จัดตารางเวลานัดหมายและลงมือทำตามอย่างมีวินัย

เชื่อว่าชายไทยเกือบทุกคนเคยเรียน รด. หรือเคยเกณฑ์ทหาร คุณต้องเคยถูกควบคุมโดยตารางเวลาอย่างเคร่งครัดตั้งแต่ 6 โมงเช้า คุณเคยทำได้ แล้วทำไมในชีวิตประจำวันคุณถึงทำไม่ได้ล่ะครับ?

ข้อนี้ผมจะให้คำแนะนำเป็นสูตรไปเลยในฐานะนักขายด้วยกัน แล้วคุณจะพบว่าสูตรของผมทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมากเลย ลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ

ตารางเวลาสำหรับการทำนัดลูกค้าใหม่และเก่าให้ได้วันละ 4-5 นัด สัปดาห์ละ 4 วัน คุณจะมีค่าเฉลี่ย 80 นัดต่อเดือน ตีกลมๆ 50-50 รวมลูกค้าใหม่และเก่าจะได้นัดละ 40 นัดต่อเดือนสำหรับลูกค้าใหม่ ปีนึงก็ >400 นัด (ไปป์ไลน์ใหม่) ต่อปี (หักวันหยุดแล้ว)

ถ้าลูกค้าใหม่ 1 นัด เราสร้างไปป์ไลน์ให้ได้นัดละ 1 ล้าน ปีนึงคุณจะมีตัวเลข 400 ล้านฯ รอทันที ถ้าคุณปิดงานได้เพียง 25% คุณจะได้รับตัวเลขยอดขาย 100 ล้านฯ บาท เห็นมั้ยครับว่านักขายควรมองอะไรให้เป็นตัวเลขเสมอแล้วคุณจะเห็นความเป็นไปได้ที่ซ่อนอยู่ ตารางเวลาพวกนี้จะทำให้คุณไปเป็นนักขายของ Google, Amazon, Facebook, Apple, etc. ได้เลย ฝรั่งจะชอบมากๆ

ตัวอย่างตารางเวลานัดในแต่ละวัน

นัดแรก 9.00-10.00น.
นัดที่สอง 11.00-12.00น.
นัดที่สาม 13.00-14.00น.
นัดที่สี่ 15.00-16.00น.
นัดที่ห้า 17.00-18.00น.

โดยบางวันอาจจะทำนัดแค่ 4 นัดก็พอ เพื่อใช้เวลาว่าง 1 ชั่วโมงของตารางวินัยของเราเป็นเวลาเคลียร์งานเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา Proposal ประสานงานกับทีม เป็นต้น

……(ความลับคือถ้าคุณนัดได้สูงเกินค่าเฉลี่ย หรือนำเสนอได้เร็ว จบภายใน 30 นาที คุณยังสามารถทำงานเสริมแบบ B2B ขายอย่างอื่นที่คุณเป็นนายหน้าเพิ่มเงินได้เพิ่มอีกต่างหาก)……

ไม่จำเป็นต้องได้ตามสูตรนี้ทั้งหมดนะครับ เข้าใจว่าแต่ละอุตสาหกรรมนั้นไม่เหมือนกัน ข้อดีของตารางเวลานัดนี้คือ

1. เป็นการควบคุมเวลาในแต่ละนัดไม่ให้เกินนัดละ 30 นาที-1 ชั่วโมง ซึ่งจะทำให้คุณคิดเป็นระบบว่าถ้ามีเวลาแค่ 1 ชั่วโมง คุณจะทำให้นัดในเวลาที่จำกัดมีประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร
2. เป็นสูตรการเพิ่มค่าเฉลี่ยในการหาไปป์ไลน์ (Pipeline) ซึ่งทำให้คุณเหนือคู่แข่งทันที เพราะคนส่วนใหญ่ทำนัดได้เพียง 2-3 นัดต่อวัน คุณทำได้ 5 นัดก็แสดงว่าคุณเหนือกว่าคนอื่น 2 เท่าทันที
3. ในกรุงเทพฯ มีการจราจรที่ติดขัด ก่อนจัดตารางเวลานัดควรศึกษาเส้นทางลูกค้าให้อยู่ในละแวกเดียวกันก่อน จะช่วยลดเวลาเดินทางลงได้มาก

3) จงพูดปฎิเสธคนอื่นให้เป็น

จงกล้าตอบปฎิเสธว่า “ไม่” ถ้าคุณรู้สึกว่ามีใครกำลังเข้ามา “ปล้น” เวลาของคุณไปกับสิ่งที่ไม่ค่อยสำคัญ โดยเฉพาะหลังเวลาเลิกงาน เช่น กินเหล้า เที่ยว ฯลฯ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน แฟน หัวหน้า ลูกค้า จงหนักแน่นและไม่ต้องกลัวว่าอีกฝ่ายจะโกรธหรือเกลียดคุณ

ในกรณีที่คุณกลัวหัวหน้าจะเกลียดคุณ อาชีพนักขายมีความโชคดีอยู่อย่างนึงคือถ้ากิจกรรมการขายของคุณดีมาก จากการทำตารางนัดในข้อ 2) และคุณมีไปป์ไลน์กับยอดขายเข้ามาอย่างสม่ำเสมอ หัวหน้าจะไม่ชอบคุณยากมากครับ เผลอๆ คุณจะกลายเป็นลูกรักตัวทำเงินที่ขออะไรก็มักจะได้รับความช่วยเหลือซะอีก (ฮา..)

4) หลังเวลาเลิกงาน ควรเลิกทำงานทันที

นี่เป็นยุค 4G ที่หลายๆ บริษัทฯ มีการปรับตัวและเอื้อประโยชน์ให้พนักงานเลิกงานให้ตรงเวลา บางบริษัทฯ ปิดไฟไล่พนักงานไปเลยเพราะอยู่ทำงานไปก็เปลืองไฟ แถมยังแสดงถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดีเพราะการที่คุณยังนั่งทำงานอยู่แสดงว่าคุณแบ่งเวลาไม่เป็น ทำงานเชื่องช้า ก็เป็นได้ (แต่บางที่งานหนักจริง) ถ้าคุณอยู่ในวัฒนธรรมองค์กรแบบนี้ก็นับว่าเป็นโชคของคุณแล้วครับ

แต่ก็ยังมีอีกหลายแห่งที่มักจะมีดราม่าเรื่องนี้ โดยเฉพาะในพันทิปที่มีคนออกมาบ่นเป็นประจำ ผมก็ยังยืนยันคำเดิมครับว่าอาชีพนักขายสามารถแบ่งเวลาได้ คุณลองคิดดูดีๆ ว่าเพราะอะไรคุณถึงทำงานไม่เสร็จ ถ้าเป็นเพราะงานเอกสาร Proposal คุณควรให้หัวหน้ามีทีม Sales-Coordinator คอยช่วยเรื่องนี้ อย่างน้อยก็ขอให้แบ่งเบาภาระตรงนี้ให้มากที่สุด เพราะจริงๆ แล้วไม่ใช่หน้าทีของคุณเลย ที่สำคัญคือไม่ได้ชี้ขาดผลแพ้ชนะโดยตรง

สิ่งที่คุณควรทำคือเคลียร์งานให้เสร็จและเตรียมตัวเลิกงาน อาจจะออกช้าอีกซัก 15-30 นาทีเพื่อทบทวนงานค้างกับกรอกเซลล์รีพอร์ทซึ่งใช้เวลาไม่นาน เช็คอีเมลล์ลูกค้าให้เรียบร้อย เพื่อไม่ให้ดูแรงเกินไป (ฮา..) แล้วจากนั้นคุณจะเอาเวลาไปทำอย่างอื่นก็เป็นสิทธิของคุณครับ ส่วนใหญ่ถ้าคุณมีกิจกรรมการขายดี สม่ำเสมอ ตัวเลขดี คนอื่นโดยเฉพาะหัวหน้ามักจะไม่ค่อยยุ่งกับคุณอยู่แล้ว

5) แบ่งตารางเวลาหลังเลิกงานและลงมือทำอย่างมีวินัย

เราแบ่งตารางเวลาระหว่างทำงานแล้วยังไม่พอ ถ้าคุณอยากเทพกว่านั้นเช่นมีเป้าหมายในการออกกำลังกาย ทำอาชีพเสริม เรียนเพื่อเพิ่มทักษะ จงวางแผนให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพคล้ายๆ กับการทำงานจริง เช่น

18.00-19.00น. กินข้าวเย็น + เจอแฟน
19.00-20.00น. ออกกำลังกาย Workout หรือไปเรียนพิเศษ
20.00-21.00น. เล่นมือถือ แชต คุยกับเพือน
21.00-22.00น. ทำเพจ ทำ content การตลาดขายของออนไลน์
23.00-24.00น. อ่านหนังสือ ดูยูทู้ป ดูหนัง นอน

อะไรประมาณนี้ ซึ่งสามารถยืดหยุ่นได้ จากตัวอย่างที่ผมยกขึ้นมาเพื่อให้คุณลองออกแบบตารางเวลาหลังเลิกงานเอาไว้ด้วยครับ

การบริหารเวลาโดยวิธีการออกแบบตารางเวลาชีวิตด้วยตนเอง ฝึกควบคุมเรื่องวินัยให้เคร่งครัด ถ้าคุณเริ่มทำไปซักพัก ชีวิตคุณจะเริ่มเปลี่ยนไปได้โดยสิ้นเชิงครับเหมือนกับชีวิตของผม เชื่อผม ผมลองมาหมดแล้ว

การนำเสนอสินค้า: Feature vs Benefit

สิ่งที่คุณไม่ควรทำสำหรับการเล่นโซเชี่ยลมีเดีย