เหตุผลที่ลูกค้าไม่ตอบอีเมลล์คุณกลับมา

 

การขายแบบองค์กร (B2B) ระดับมืออาชีพทุกประเภท ไม่ว่าธุรกิจเหล่านั้นจะเล็กหรือใหญ่ สิ่งที่เป็นหลักฐานชิ้นสำคัญของการทำงานระหว่างคุณกับลูกค้าคงหนีไม่พ้น "อีเมลล์" ซึ่งมีเนื้อหาเริ่มต้นตั้งแต่การส่งเพื่อทำนัด แนะนำตัว อัพเดทความคืบหน้าของงาน ไปจนถึงขั้นตอนการปิดการขาย 

 

อีเมลล์คือสิ่งที่ปฎิวัติการขายในปัจจุบันนี้ จากที่เมื่อก่อนเน้นการโทรทำนัดเข้าไปขายอย่างเดียว ใช้การจดหรือส่งจดหมายแทนสิ่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นหลักฐาน แถมยังมีข้อจำกัดเรื่องพื้นที่หรือการติดต่อสื่อสารอีกด้วย

 

ประโยชน์ของอีเมลล์จึงเปลี่ยนแปลงการขายในสมัยก่อนอย่างสิ้นเชิง สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่ขอให้มีอินเทอร์เน็ต ส่งไปที่ไหนก็ได้บนโลกนี้เพียงแค่รู้อีเมลล์ผู้ติดต่อ ที่สำคัญคือแทบจะไม่มีค่าใช้จ่ายอะไร ทุกอย่างมีรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษร แถมยังมีระบบจัดเรียงข้อมูลเพื่อให้คุณทำงานง่ายขึ้นกว่าเมื่อก่อนเยอะเลย 

 

แต่ด้วยความที่มันง่ายเกินไปนี่แหละครับ ทำให้คุณละเลยสาระสำคัญของการเขียนอีเมลล์ ส่งผลให้การส่งอีเมลล์มีคุณภาพที่แย่ลง ซึ่งวัดผลได้จาก "การตอบกลับ" (Reply and Engagement) ของลูกค้านั่นเอง ซึ่งจะตอบกลับมาด้วยสัญญานเชิงบวกหรือลบก็ต้องว่ากันอีกทีนึง แต่ส่วนใหญ่แล้ว ถ้าสัญญานเป็นลบ ลูกค้าอาจจะไม่ตอบหรือเลือกที่จะ "เงียบ" ไปเลย หมายความว่าคุณกำลังล้มเหลวเกี่ยวกับการทำงานด้วยอีเมลล์

 

ผมจึงขอแชร์เหตุผลีท่ลูกค้าไม่ตอบอีเมลล์คุณกลับมา ทำให้งานไม่คืบหน้า พร้อมกับวิธีแก้ปัญหากันเลยครับ

1. อีเมลล์ของคุณมีหัวเรื่องที่ไม่น่าสนใจ

 

อีเมลล์ก็เหมือนบทความหรือหนังสือที่ต้องมีหัวเรื่องที่น่าสนใจ ลูกค้าถึงจะเสียเวลาเปิดอ่านเนื้อหาภายใน ซึ่งต่อให้เนื้อหาภายในเป็นข่าวดีกับลูกค้ามากแค่ไหน แต่ไม่ใส่ใจเรื่องการตั้งหัวเรื่อง (Subject) ผลก็คือลูกค้าพลาดสิ่งดีๆ จากคุณไปอย่างน่าเสียดาย 

 

การเขียนหัวเรื่องที่ดี ควรระบุถึงประโยชน์หรือจุดประสงค์ของอีเมลล์ฉบับที่คุณส่งให้ลูกค้าอย่างชัดเจน เพื่อให้พวกเขาทราบรายละเอียดคร่าวๆ หรือโครงงานที่ตรงกับสิ่งที่พวกเขาทำ โครงสร้างการตั้งชื่อหัวเรื่องที่ดี มีดังนี้

 

  • เขียนเกริ่นนำด้วยชื่อบริษัทของคุณและชื่อบริษัทลูกค้า เพื่อเพิ่มการจดจำชื่อบริษัทของคุณในหัวของลูกค้าได้มากขึ้น ลูกค้าแยกแยะอีเมลล์คุณออกจากอีเมลล์อย่างอื่นได้ดีขึ้น

  • เขียนจุดประสงค์ของโครงงานหรือประโยชน์ที่พวกเขาได้รับ เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าอีเมลล์ฉบับนี้มีจุดประสงค์ที่เกี่ยวกับงานด้านไหน มีประโยชน์อย่างไรกับพวกเขาโดยสังเขป

 

ตัวอย่างเช่น

 

Subject: ABC Company x Kasikorn Bank / Cloud-Based System Project to Reduce your IT Investment

 

จากตัวอย่างที่กล่าวมา ประกอบด้วยหัวเรื่องที่มีชื่อของบริษัทคุณและบริษัทลูกค้า รายละเอียดของโครงการ และประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับคือการช่วยลดต้นทุน ทำให้ลูกค้าเข้าใจเนื้อหาคร่าวๆ ที่มีความน่าสนใจเกี่ยวกับประโยชน์เชิงธุรกิจ พร้อมกับจดจำชื่อบริษัทคุณได้ดีขึ้น

 

2. คุณเขียนเนื้อหาภายในยาวเกินไป

 

การเขียนข้อความที่ยาวเกินไป (เหมือนบทความของผมเป็นต้น ฮา) อาจทำให้เกิดความเบื่อหน่ายจนลูกค้าข้ามเนื้อหาสำคัญไป อย่าลืมนะครับว่าคุณส่งอีเมลล์ไปหาพวกเขาโดยหวังจุดประสงค์ให้งานคืบหน้ามากขึ้น เช่น สรุปงาน ส่งใบเสนอราคา ทำนัดเข้าพบลูกค้าครั้งถัดไป เป็นต้น การร่ายยาว โดยเฉพาะรายละเอียดทางเทคนิคต่างๆ อาจทำให้มีเนื้อหาที่ยาวและน่าเบื่อเกินไป 

 

คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการสรุปเนื้อหาให้สั้น เน้นเรื่องเนื้องาน แนบไฟล์งาน หรือทำนัดลูกค้าครั้งถัดไปเป็นสำคัญ ส่วนการเขียนรายละเอียดทางเทคนิค เช่น งานออกแบบ งานวางระบบ คุณสมบัติของสินค้า ฯลฯ ควรใช้วิธีแนบไฟล์ประกอบและบอกให้ลูกค้าช่วยเปิดอ่าน (ซึ่งโดยมากมักจะไม่อ่าน ฮา) หรือใช้วิธีขอทำนัดเพื่อเข้าไปนำเสนอข้อมูลอัพเดทต่อหน้าจะดีกว่า ถือว่าเป็นการทำงานที่มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น แถมยังได้เจอลูกค้าต่อหน้าต่างหาก ทำให้ได้รับความเชื่อมั่นและได้ความสนใจจากลูกค้ามากขึ้น

 

3. คุณสะกดคำหรือใช้ภาษาแบบผิดๆ

 

วิชาภาษาไทย โดยเฉพาะเรื่องการเขียนจดหมาย เขียนเรียงความต่างๆ มันเป็นพื้นฐานของการเขียนที่ดีเยี่ยมเลยทีเดียว ใครที่ไม่ใส่ใจเรื่องนี้มาตั้งแต่เด็กจะทำให้คุณขาดทักษะการเขียนภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษชั้นสูง เช่น การเว้นวรรค การสะกดคำ การแบ่งย่อหน้า การเลือกใช้ฟอนต์ที่อ่านง่ายและเป็นมาตรฐาน ฯลฯ ซึ่งบางคนนั้นอ่อนหัด เขียนอีเมลล์โดยใช้ภาษาแชตกับเพื่อนในไลน์ สะกดคำง่ายๆ เช่น คะ ค่ะ "นะค่ะ" นะคะ ผิดตำแหน่ง มันน่ารำคาญมากทีเดียว การเขียนให้ถูกหลักภาษาไทยและภาษาอังกฤษจะเพิ่มความน่าเชื่อถือและยกระดับสมองเป็นอย่างมาก

 

4. คุณลืมใส่ "ลายเซ็น" ทิ้งท้ายอีเมลล์ทุกครั้ง

 

เรื่องนี้เป็นข้อผิดพลาดสำหรับนักขายหลายๆ คน แม้แต่นักขายตำแหน่งใหญ่โตบริษัทข้ามชาติยักษ์ใหญ่ยังลืมหรือขี้เกียจใส่ลายเซ็น (Signature) ที่ไม่ได้แปลว่าลายเซ็นของคุณนะครับ ลายเซ็นที่ว่านี้ก็คือ ชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท เบอร์มือถือ อีเมลล์ ที่ตั้งของบริษัทนั่นเอง ซึ่งไม่ได้ใส่ไว้เอาเท่ห์แต่อย่างใด แต่เพื่อให้ลูกค้าติดต่อกลับได้สะดวก ไม่ต้องเปิดมือถือซ้ำไปซ้ำมา สามารถยกหูโทรหาคุณได้ทันทีนั่นเอง การลืมใส่ลายเซ็นจะทำให้ลูกค้ารู้สึกหงุดหงิดเวลาที่ต้องการติดต่อคุณกลับ พวกเขาจะขี้เกียจค้นนามบัตรคุณ บางทีก็ไม่ได้เมมเบอร์คุณด้วยซ้ำ

 

คุณจึงไม่ควรมองข้ามการใส่ลายเซ็นทิ้งท้ายทุกครั้งเวลาส่งอีเมลล์ ซึ่งระบบเมลล์สมัยใหม่จะมีฟังก์ชั่นใส่ลายเซ็นให้คุณแบบอัตโนมัติ ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลล์ใหม่หรือตอบกลับ ส่งผลให้การติดต่อจากลูกค้ามาถึงคุณเวลาที่พวกเขามีข้อสงสัยนั้นง่ายขึ้น เพิ่มโอกาสในการตอบกลับแบบโทรศัพท์มา ซึ่งได้ผลดีกว่่าการตอบเมลล์กลับอย่างเดียว

 

ตัวอย่างลายเซ็น

 

-- 

With Regards,

Pornpat Wattananiyomkajohn

Founder and CEO

Silverlake Consulting Co., Ltd

Mobile: 063-398-7999

Email: admin@sales100million.com

Follow my page: http://www.facebook.com/sales100million

Website: http://www.sales100million.com

 

Silverlake Consulting Co., Ltd.

58/86, Sukhothai Avenue. Chaeng Wattana Rd., T. Klongklaue A. Pakkred Nonthaburi 11120 Thailand

 

 

5. คุณไม่ได้ "ถามคำถาม" ลูกค้าในอีเมลล์ของคุณ

 

แปลกมากๆ ที่นักขายเขียนอีเมลล์ได้ดี มีรายละเอียดอย่างครบถ้วน เข้าใจง่าย แต่ดันลืมใส่คำถามที่รอให้ลูกค้าตอบกลับ ส่งผลให้คุณไม่ได้รับอีเมลล์ตอบกลับจากลูกค้านั่นแหละครับ จงอย่าลืมใส่คำถามเพื่อทำให้ลูกค้าต้องตอบคุณกลับมาทุกครั้ง วิธีการก็ง่ายๆ เช่น 

 

รบกวนลูกค้าช่วยให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับราคาและสเปคที่ผมส่งมาด้วยครับ

รบกวนลูกค้าช่วยคอนเฟิร์มนัดครั้งถัดไป อังคารหน้า เวลา 11 โมงด้วยครับ

ลูกค้าโอเคกับงานที่ผมแนบมาในอีเมลล์นี้หรือไม่ครับ

ฯลฯ

นี่คือวิธีการเขียนอีเมลล์แบบมืออาชีพที่ให้ผลดีกว่าการเขียนแบบน้ำท่วมทุ่งฯ ซึ่งก่อให้เกิดความน่าเบื่อหน่าย เมื่อไม่ได้รับการตอบรับหรือความสนใจ ผลก็คืองานของคุณจะไม่ค่อยคืบหน้านั่นเองครับ

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on Linkedin
Please reload

Follow on Facebook

latest Post

Please reload

Popular Post

Please reload

Pornpat Wattananiyomkajohn (Pan)

นักธุรกิจและผู้บริหารระดับสูง Gen-Y ของบริษัทสตาร์ทอัพข้ามชาติมูลค่ามากกว่า 5,000 ล้านบาท ผู้คลั่งไคล้และมีแพชชั่นเกี่ยวกับการขายแบบองค์กร (B2B) เป็นเจ้าของเพจ "กูนี่แหละเซลล์ร้อยล้าน" ที่มีผู้ติดตามบนเฟซบุ้คมากกว่า 56,000 คน และได้รับเชิญให้เป็นที่ปรึกษากับวิทยากรด้านการขายแบบองค์กรให้กับบริษัทระดับประเทศมากกว่า 100 บริษัท

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn ไอคอนสังคม
Sales Director 15th banner.jpg

CONTACT US

  • Facebook Social Icon

FACEBOOK

LINE

  • LinkedIn Social Icon

LINKEDIN

©Copyright reserved 2017 - Silverlake consulting co., ltd